ในยุคดิจิทัลที่การสื่อสารมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่ง องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องมีช่องทางการติดต่อที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถตอบสนองลูกค้าได้ทันที อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบบ่อยในหลายองค์กรคือการพลาดการรับสายสำคัญเมื่อพนักงานไม่อยู่ที่โต๊ะ สายหลุด หรือไม่สามารถรับสายได้ ซึ่งอาจทำให้พลาดโอกาสทางธุรกิจที่มีคุณค่า

หนึ่งในฟีเจอร์ที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ Call Forwarding หรือระบบโอนสายอัตโนมัติ ฟีเจอร์นี้ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การสื่อสารที่ไม่สะดุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่พนักงานไม่สามารถรับสายได้ ไม่ว่าจะเป็นเพราะการติดประชุม งานนอกสถานที่ หรือติดธุระส่วนตัว ระบบ Call Forwarding จะทำหน้าที่โอนสายไปยังเบอร์โทรศัพท์ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นหมายเลขมือถือของพนักงานคนอื่น หรือแม้แต่โอนเข้าสู่ระบบฝากข้อความเสียง

Call Forwarding ทำงานอย่างไร? และตั้งค่ายังไง?

Call Forwarding เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ของ Cloud PBX P-SERIES จาก Call on Cloud ใช้งานง่าย สะดวก ผ่านการตั้งค่าใน Web Portal เพียงแค่

Call Forwarding ตัวช่วยจัดการการโอนสายโทรศัพท์ ด้วยเงื่อนไขที่สามารถกำหนดเองได้

เข้าสู่ระบบ ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบของ Cloud PBX P-SERIES Login เข้าระบบ

Call Forwarding ตัวช่วยจัดการการโอนสายโทรศัพท์ ด้วยเงื่อนไขที่สามารถกำหนดเองได้

เลือกเมนู Extension and Trunks

Call Forwarding ตัวช่วยจัดการการโอนสายโทรศัพท์ ด้วยเงื่อนไขที่สามารถกำหนดเองได้

คลิกที่ Presence คุณสามารถเลือกตั้งสถานะการโอนสายได้
เช่น เมื่อไม่สามารถรับสายก็สามารถเลือกสถานะ (No Answer) หรือเมื่อยุ่งอยู่ก็สามารถเลือกสถานะ (When Busy)

นอกจากนี้ยังสร้างเงื่อนไขเพิ่มเติมได้ เช่น ส่งต่อสายไปยัง Extension หรือเบอร์ต่ออื่นๆ อีกทั้งยังสามารถตั้งเงื่อนไขให้เข้า IVR ได้ เช่นเราอาจจะอัพโหลดเสียง IVR ไว้ว่า "ขณะนี้เจ้าหน้าที่ไม่สะดวกให้บริการกรุณาติดต่อใหม่อีกครั้ง" นอกจากนี้ก็ยังสามารถตั้งเงื่อนไขอื่นๆได้ ไม่ว่าจะเป็น Voicemail ,Ring Group ,Queue เป็นต้น

ประโยชน์ของ Call Forwarding

  • เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดสายที่สำคัญ ขณะทำงานนอกสถานที่หรือเมื่อพนักงานไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน
  • ประหยัดเวลาและทรัพยากร: ลูกค้าไม่ต้องรอหรือโทรกลับหลายครั้ง เพราะทุกสายจะถูกจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
  • สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า: การที่ทุกสายถูกตอบรับอย่างรวดเร็ว ช่วยเพิ่มความพึงพอใจและสร้างความไว้วางใจในบริการ

เหมาะกับธุรกิจหรือองค์กรแบบไหน?

ฟีเจอร์ Call Forwarding เหมาะสำหรับทุกประเภทขององค์กรและธุรกิจที่ต้องรับมือกับการโทรเข้าออกเป็นจำนวนมาก โดยเฉพาะ:

  • บริษัทที่มีการให้บริการลูกค้าทางโทรศัพท์ เช่น Call Center, ฝ่ายบริการลูกค้า, หรือฝ่ายขาย
  • ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ที่พนักงานมักต้องออกไปพบลูกค้าหรือติดงานภายนอก
  • องค์กรที่มีหลายสาขา หรือมีพนักงานทำงานจากระยะไกลที่ต้องการโอนสายไปยังสำนักงานอื่น
  • ธุรกิจที่ต้องให้การตอบรับลูกค้าตลอดเวลา เช่น ธุรกิจโรงแรมหรือการบริการอื่นๆ

สรุป

Call Forwarding เป็นฟีเจอร์ที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการการจัดการสายโทรอย่างมืออาชีพ ช่วยลดการพลาดสายการโทรที่สำคัญ และทำให้การตอบรับลูกค้าทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การตั้งค่านี้สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์กรได้อย่างง่ายดาย นับเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณ