เปิดตัว! P-Series V25.3 GA เพิ่มการตอบแชตอัตโนมัติ แจ้งเตือนสายที่ไม่ได้รับ และฟีเจอร์อื่นๆ

เปิดตัว P-Series V25.3 GA อย่างเป็นทางการ หลังผ่านการทดสอบในช่วง Alpha และ Beta พร้อมนำฟีเจอร์ใหม่เข้ามายกระดับระบบโทรศัพท์สำนักงานและการสื่อสารกับลูกค้า ทั้งระบบสร้าง Workflow สำหรับข้อความอัตโนมัติ การตอบกลับเมื่อพลาดสายเรียกเข้า ปลั๊กอินสำหรับ Microsoft Teams บนเดสก์ท็อป และการจัดการข้อความเสียงที่สะดวกขึ้น

การอัปเดตครั้งนี้มุ่งช่วยให้ธุรกิจลดงานซ้ำซ้อน เชื่อมต่อการสื่อสารผ่านเสียงและข้อความได้อย่างต่อเนื่อง และเพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการลูกค้า โดยไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบอัตโนมัติทั้งหมดขึ้นมาใหม่

1. Message Flow Designer สร้างระบบตอบแชตอัตโนมัติ

ฟีเจอร์เด่นของ P-Series V25.3 คือ Message Flow Designer (MFD) เครื่องมือสร้าง Workflow สำหรับจัดการข้อความด้วยแนวทาง Low-code ช่วยให้ผู้ดูแลระบบออกแบบขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติผ่านหน้าจอแบบลากและวาง (Drag-and-drop) โดยลดความจำเป็นในการเขียนโค้ด

ธุรกิจสามารถนำไปใช้สร้างระบบตอบกลับอัตโนมัติ แชตบอตอย่างง่าย จัดเส้นทางบทสนทนาตามเวลาทำการ สร้างเมนูให้ลูกค้าเลือกหัวข้อ หรือค้นหาข้อมูลเพื่อตอบคำถามได้โดยอัตโนมัติ

MFD รองรับช่องทางการสื่อสาร ได้แก่

• SMS

• WhatsApp

• Facebook Messenger

• Live Chat

• แคมเปญการส่งข้อความ

มีองค์ประกอบสำหรับออกแบบ Workflow มากกว่า 15 รายการ

ระบบมีส่วนประกอบให้เลือกใช้งานตามลักษณะงาน แบ่งได้เป็น 5 กลุ่มหลัก ได้แก่

• เริ่มต้นการทำงาน: Session Start ใช้กำหนดจุดเริ่มต้นเมื่อมีข้อความเข้ามา

• จัดการข้อความ: Send Message, Send WhatsApp Template, Wait for Reply และ Menu สำหรับส่งข้อความ รอคำตอบ และสร้างเมนูโต้ตอบ

• ควบคุมลำดับการทำงาน: Business Hours, Wait, Condition และ Loop สำหรับตรวจสอบเวลาทำการ หน่วงเวลา กำหนดเงื่อนไข และทำงานซ้ำ

• เชื่อมต่อข้อมูลและระบบ: Internal Data Options, Email Sender, Database Access และ HTTP Request สำหรับเข้าถึงข้อมูลภายใน ส่งอีเมลแจ้งเตือน และเชื่อมต่อ CRM หรือฐานข้อมูลภายนอก

• สิ้นสุดหรือส่งต่อบทสนทนา: Transfer และ Close สำหรับส่งต่อไปยังปลายทางที่กำหนด หรือปิดกระบวนการให้บริการด้วยตนเอง

มีเทมเพลตสำเร็จรูป พร้อมปรับใช้กับงานธุรกิจ

เพื่อให้เริ่มใช้งานได้รวดเร็ว MFD มีเทมเพลตสำเร็จรูป 3 รูปแบบ ได้แก่

1. Time-based Conversation Routing: ส่งข้อความหรือกำหนดทีมรับผิดชอบตามเวลาทำการ พร้อมแจ้งข้อความนอกเวลาทำการโดยอัตโนมัติ

2. Conversation-based Routing: ส่งต่อข้อความไปยังปลายทางที่เหมาะสมตามคุณสมบัติของบทสนทนา

3. Order Inquiry: ระบบสอบถามสถานะคำสั่งซื้อที่รวบรวมข้อมูลจากลูกค้า ตรวจสอบข้อมูล และตอบกลับตามขั้นตอน

นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถออกแบบ Workflow ให้เหมาะกับธุรกิจได้ เช่น เมนูต้อนรับลูกค้า การยืนยันตัวตนก่อนรับบริการ และการตรวจสอบสต็อกหรือสถานะคำสั่งซื้อจากฐานข้อมูล

เนื่องจาก MFD ทำงานบนความสามารถของ P-Series PBX โดยตรง ธุรกิจจึงสามารถสร้างและปรับปรุงระบบอัตโนมัติได้สะดวกขึ้น พร้อมรองรับการให้บริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงตาม Workflow ที่กำหนดไว้

2. เพิ่มการส่ง SMS และ WhatsApp ในระบบ Call Flow

P-Series V25.3 เพิ่มความสามารถด้านการส่งข้อความเข้าไปใน Call Flow Designer (CFD) ซึ่งเป็นเครื่องมือออกแบบลำดับการจัดการสายโทรศัพท์ ทำให้ธุรกิจสามารถเชื่อมการโทรเข้ากับการส่งข้อความได้ภายใน Workflow เดียว

การอัปเดตสำคัญมีดังนี้

• ส่ง SMS และ WhatsApp อัตโนมัติ: เพิ่มองค์ประกอบ Send SMS และ Send WhatsApp ใน Call Flow Designer เพื่อให้ระบบส่งข้อความตามเงื่อนไขที่กำหนด

• ส่งข้อความตามเหตุการณ์ใน Queue และ IVR: เมื่อผู้โทรกดปุ่มที่กำหนดในระบบรอสายหรือเมนูตอบรับอัตโนมัติ (IVR) ระบบสามารถส่ง SMS หรือ WhatsApp ให้ได้ทันที เช่น ลิงก์ติดตามพัสดุ แผนที่ร้านค้า หรือแบบฟอร์มจองบริการ

• บันทึกประวัติข้อความขาออกครบถ้วน: ข้อความ SMS และ WhatsApp ที่ระบบส่งจะถูกบันทึกใน External Chat Log โดยมีข้อมูลแหล่งที่มาของการส่ง ผู้ส่ง ผู้รับ ช่องทาง เนื้อหา ผลการส่ง และสาเหตุเมื่อส่งไม่สำเร็จ พร้อมความสามารถในการกรอง ส่งออก และจัดการบันทึกเพื่อการตรวจสอบ

• รองรับประเทศและภูมิภาค: เพิ่มตัวเลือกประเทศหรือภูมิภาคสำหรับ SMS และ WhatsApp เพื่อให้ระบบเติมรหัสประเทศในสถานการณ์การโทรที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้จัดการการส่งข้อความข้ามภูมิภาคได้สะดวกขึ้น

ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจนำข้อมูลจากการโทรไปต่อยอดเป็นการให้บริการผ่านข้อความ ลดขั้นตอนที่ลูกค้าต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ และเพิ่มโอกาสในการให้ลูกค้าดำเนินการต่าง ๆ ด้วยตนเอง

3. พลาดสายเมื่อไร ระบบส่งข้อความกลับหาลูกค้าได้อัตโนมัติ

อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่น่าสนใจคือ Auto-Reply Message for Missed Calls ซึ่งช่วยเปลี่ยนสายที่ไม่ได้รับให้กลายเป็นโอกาสในการติดต่อลูกค้าต่อ

เมื่อมีสายเรียกเข้าไปยังหมายเลขภายใน (Extension) หรือคิวรับสาย (Queue) ที่ตั้งค่าไว้ แต่ไม่มีผู้รับสาย ระบบจะส่งข้อความ SMS หรือ WhatsApp ตามข้อความที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างการใช้งาน เช่น

• แจ้งลูกค้าว่าธุรกิจได้รับสายแล้ว และจะติดต่อกลับโดยเร็ว

• ส่งช่องทางติดต่อเพิ่มเติมเมื่อลูกค้าโทรเข้ามานอกเวลาทำการ

• แจ้งลิงก์สำหรับนัดหมายหรือดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดข้อความตอบกลับแยกตาม Extension แต่ละรายการ หรือปรับใช้การตั้งค่ากับหลาย Extension พร้อมกันได้ ช่วยลดภาระการตั้งค่าทีละหมายเลข และลดโอกาสที่ลูกค้าจะไม่ได้รับการติดตามหลังโทรเข้ามา

4. Yeastar for Teams Desktop Plugin

สำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft Teams ในการทำงาน P-Series V25.3 เพิ่ม Yeastar for Teams Desktop Plugin ซึ่งทำงานอยู่เบื้องหลังบนเดสก์ท็อป และซิงก์กับ Extension ที่ลงทะเบียนใช้งานใน Teams

จุดเด่นคือ ผู้ใช้สามารถรับการแจ้งเตือนสายเรียกเข้าและข้อความใหม่ได้โดยไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างหน้าต่างตลอดเวลา โดยมีความสามารถหลักดังนี้

• แจ้งเตือนสายเรียกเข้า: แสดงป๊อปอัปบนเดสก์ท็อป และรับสายได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

• โทรออกได้โดยตรง: โทรไปยังหมายเลขภายนอกหรือ Extension ภายในองค์กรผ่านปลั๊กอิน

• ควบคุมการโทรได้สะดวก: โทรออก รับสาย เข้าถึงข้อความเสียง (Voicemail) และปุ่มฟังก์ชันที่กำหนดเองได้

• ค้นหาข้อมูลผู้ติดต่ออัตโนมัติ: แสดงข้อมูลผู้โทรหรือผู้รับสายที่ตรงกับข้อมูลในระบบเมื่อมีการโทรเข้า

• แจ้งเตือนข้อความและ Voicemail: แสดงป๊อปอัปเมื่อมีข้อความแชตที่ยังไม่ได้อ่าน ประวัติการโทร หรือข้อความเสียงใหม่

วิธีดาวน์โหลดและเริ่มใช้งาน

ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดปลั๊กอินได้จากภายใน Microsoft Teams โดยระบบจะแสดงคำแนะนำตามสถานะการใช้งาน

• หาก Extension ที่ลงชื่อเข้า Teams ยังไม่มีอุปกรณ์ปลายทางสำหรับการโทรที่ใช้งานอยู่ ระบบจะแสดงแบนเนอร์ด้านบนของแอปเพื่อแนะนำให้ดาวน์โหลด

• หากมีอุปกรณ์ปลายทางสำหรับการโทรเชื่อมต่ออยู่แล้ว ระบบจะแสดงหน้าต่างให้เปลี่ยนโหมด ซึ่งช่วยให้ดาวน์โหลดและเปิดใช้งานปลั๊กอินได้ในคลิกเดียว

หลังติดตั้งแล้ว ปลั๊กอินจะทำงานอยู่เบื้องหลังโดยอัตโนมัติ ช่วยให้การทำงานและการสื่อสารต่อเนื่องมากขึ้น แม้ผู้ใช้กำลังทำงานอยู่ในหน้าต่างอื่น

5. จัดการ Voice Prompt ได้ง่ายขึ้น ลดขั้นตอนการตั้งค่าระบบ

ปรับปรุงระบบจัดการ Voice Prompt หรือไฟล์เสียงที่ใช้ในระบบโทรศัพท์ เช่น เสียงต้อนรับและเสียงข้อความฝากสาย ให้ผู้ดูแลระบบทำงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญดังนี้

• จัดการไฟล์เสียงได้จากหน้าตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง: สามารถสร้าง ลบ เล่น และดาวน์โหลด Voice Prompt ได้โดยตรงจากโมดูลตั้งค่าฟีเจอร์นั้น ๆ

• แก้ไขเสียงต้อนรับ Voicemail หลาย Extension พร้อมกัน: รองรับการปรับเปลี่ยนเสียงต้อนรับของหลายหมายเลขภายในครั้งเดียว

• เปลี่ยนไฟล์เสียงโดยไม่ต้องตั้งค่าใหม่: เพียงอัปโหลดไฟล์เสียงใหม่แทนไฟล์เดิม ระบบจะนำเสียงใหม่ไปใช้กับฟีเจอร์ที่เชื่อมโยงอยู่ เช่น Voicemail และ Ring Group โดยไม่ต้องอัปโหลดไฟล์ซ้ำหรือตั้งค่าการเชื่อมต่อใหม่

• เปลี่ยนชื่อไฟล์เสียงได้โดยไม่กระทบเนื้อหา: สามารถแก้ไขชื่อ Voice Prompt โดยไม่ต้องบันทึกเสียงใหม่

การปรับปรุงนี้ช่วยลดภาระงานของผู้ดูแลระบบ โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลาย Extension หรือจำเป็นต้องเปลี่ยนข้อความต้อนรับและประกาศเสียงอยู่เป็นประจำ

6. AI Receptionist สรุปข้อมูลด้วยภาษาหลักที่ตั้งค่าไว้

P-Series V25.3 ยังปรับปรุงการทำงานของ AI Receptionist โดย AI Insights และ AI Summaries จะปรับภาษาตามภาษาหลักที่กำหนดไว้ในการตั้งค่า AI Receptionist

การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยให้ทีมงานอ่านและนำข้อมูลสรุปไปใช้ต่อได้สะดวกขึ้น โดยเฉพาะองค์กรที่มีการตั้งค่าภาษาการทำงานให้เหมาะกับทีมในแต่ละพื้นที่ ทั้งนี้ ฟีเจอร์ดังกล่าวเกี่ยวข้องกับภาษาที่ตั้งค่าไว้ในระบบ ไม่ได้หมายความว่าระบบจะรองรับทุกภาษาโดยอัตโนมัติ

สรุป

การเปิดตัว Yeastar P-Series V25.3 GA มุ่งพัฒนาระบบโทรศัพท์ธุรกิจให้เชื่อมโยงการโทร การส่งข้อความ และระบบอัตโนมัติเข้าด้วยกันได้ดียิ่งขึ้น ตั้งแต่การสร้าง Workflow โดยใช้ Low-code การส่ง SMS และ WhatsApp ตามเหตุการณ์ การติดตามลูกค้าที่โทรไม่ติด ไปจนถึงการทำงานร่วมกับ Microsoft Teams และการจัดการไฟล์เสียงในระบบ

สำหรับองค์กรที่ต้องการลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความต่อเนื่องในการบริการ และบริหารจัดการระบบโทรศัพท์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การอัปเดตครั้งนี้มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจหลายด้าน โดยควรตรวจสอบความพร้อมใช้งานของแต่ละฟีเจอร์ตามรุ่นและ Edition ที่ใช้งานก่อนวางแผนอัปเกรด

 

ที่มา yeastar